В случай че потребностите на присъстващите се вземат предвид в етапа на планиране на събитието, вероятността то да е достъпно за всички е по-голяма, а напрежението за тези, които отговарят за организирането на събитието от потенциални пречки и затруднения при организацията, ще бъде значително намалено.

Преди самото събитие

Място на провеждане

Мястото на провеждане трябва да бъде достъпно по отношение на входовете и самото помещение:

·         Достатъчно пространство за оставяне на багаж и паркинг за хора с увреждания близо до основния вход;

·         Достъпът до сградата да е изчистен от страна на възможни препятствия;

·         В случай, че пред входа има стълбище, трябва да бъде осигурена рампа или асансьор, достъпни самостоятелно за човека с увреждане;

·         Достъпна врата, достатъчно широка за преминаване на инвалидна количка;

·         Достъпни системи за влизане (ключалки, отварящи/затварящи механизми и др.);

·         Ясно знаково обозначаване (външно и вътрешно) на всички входове, стаи, асансьори, тоалетни, кафенета и други помещения, включително и временно поставени знаци, даващи напътствия и маркиращи мястото на провеждане на събитието, в случай че е възможно такива да бъдат поставени;

·         Напълно достъпни и ясно обозначени аварийни изходи, наличие на план за евакуация, помощ за човека с увреждане да напусне мястото в случай на спешност, включително и алтернативни варианти, в случай че асансьорът не работи;

·         Наличие на постоянна или временна индукционна мрежа, система от инфрачервени датчици или друга звуко-усилвателна система, където това е възможно. В случай че се използват високоговорители, трябва да се предоставят и алтернативни начини за комуникация, както и да се съобщят ключови елементи от системата за спешна евакуация, като се уверите, че информацията е достъпна и разбираема както за организаторите, така и за участниците.

Свободни от препятствия места за движение и достъпни пространства по време на събитието:

·         Коридорите и рецепцията трябва да бъдат без препятствия;

·         Всички помещения, в които ще се провежда събитието да бъдат на един етаж, а в случай че това е невъзможно, трябва да се осигурят рампи и/или елеватори за хората, които ще се придвижват чрез тях, както и достатъчно време за придвижване;

·         Достатъчно място за движение между столовете и масите;

·         Известен брой подвижни места за сядане, с/без облегалки, столове с висока облегалка, маси достъпни за лица използващи инвалидна количка. Те трябва да са подредени по начин, осигуряващ достатъчно място за движение на лицето, ползващо инвалидна количка и на останалите, както и избор на лицето къде да седне;

·         Липса на фонови шумове, например шумна охлаждаща система, фонова музика;

·         Ясно и равномерно осветени помещения, с естествена светлина, ако това е възможно;

·         Таблети, табла за бележки, флипчарт, дъска за писане и друга мебелировка и оборудване, трябва да бъдат достъпни и за лица, използващи инвалидна количка;

·         Важно е трибуната/подиума също да бъдат достъпни.

Допълнителни устройства и приспособления като асансьори, достъпни тоалетни, помещения за раздвижване, за отдих и хранене:

·         Асансьори, в които бутоните са на височина, достъпна за лица, използващо инвалидна количка и достъпни за самостоятелно ползване от лице с увреждане; достатъчно широк асансьор, в който да влиза поне една инвалидна количка и един придружител;

·         Платформа/елеватор, достъпни за самостоятелно ползване от лица с увреждания;

·         Поне една достъпна унисекс тоалетна, ясно обозначена;

·         Подходящо място за почивка и раздвижване, осигурени купички с вода за куче-водач, особено в случай че събитието продължава по-дълго;

·         Кафене и ресторант, достъпни за лица използващи инвалидна количка, включително бар, маси, подвижни (нефиксирани) места за сядане, информация в достъпен формат.

Достъп до публичност:

• Онформацията, включително плакати, листовки, всякакви писмени материали и др. Трябва да бъдат достъпни и на алтернативен формат, както и да се предостави достатъчно време за разпращане до участниците в предпочитаната от тях форма.

Регистрация:

·         Специфичните изисквания и потребности на всички участници трябва да бъдат отбелязани при регистрацията.

Осигуряване на тълковници и преводачи:

·         Необходимите тълковници и преводачи трябва да бъдат ангажирани достатъчно време преди самото събитие;

·         В случай, че организираното събитие трябва да продължи повече от един час, трябва да бъдат наети двама тълковника/преводача;

·         На повечето събития, особено на тези с открит достъп, е добре да наемете тълковник по принцип. Въпреки внимателното предварително планиране и анализ на информацията от формулярите за регистрация, винаги е възможно в последния момент да дойдат хора, които имат допълнителни изисквания по отношение на достъпността;

·         За да може тълковникът да се запознае с темата, добре е да му предоставите програмата, презентациите и др. преди самото събитие. В частност предварително трябва да му бъде представен речник с използваните съкращения, чужди думи, специализирани и технически термини и др.;

·         Обърнете внимание и на потребностите на тълковника, напр. за него трябва да бъде осигурен стол без облегалки за ръцете.

Структура на програмата, говорители, преподаватели, презентатори, ръководители на работните срещи и друг подкрепящ персонал:

·         Включете кратки паузи на всеки 20-30 минути, за всички събития, в които се включва участието на тълковници;

·         Уверете се, че всички говорители, преподаватели и презентатори са запознати преди самото събитие не само със съдържанието, но и с допълнителните презентации и темите на събитието и имат достъп до тях;

·         Уверете се, че презентаторите, организаторите и ръководителите на работните срещи са запознати с допълнителните теми за разговор и начини за комуникация като встъпителни думи и практики, тема за „разтопяване на ледовете”, дискусии, вземане на решения и упражнения, за да могат да предоставят достъп на всички участници до материалите на срещата;

·         По време на всички работни срещи е добре предварително да се ангажират лица, които да водят бележки. Ако оставите това за в последния момент е възможно част от участниците да не могат да вземат активно участие в срещата;

·         Организаторите на срещата трябва да се уверят, че помощният персонал, включително хората на рецепция, сервитьорите и охраната са наясно с добрите практики, особено в случаи, в които събитието се провежда в помещения на външна организация, като например в хотел.

Презентации:

·         Проверете дали всички презентации и писмени материали, представяни от външни презентатори, са достъпни в подходящ формат и могат да бъдат изпратени преди провеждането на самото събитие;

·         Винаги когато това е възможно, е добре да се избягва използването на мултимедия, табла, графики, освен в случаите, в които съответната информация се представя на участниците в достъпен за тях формат преди събитието. В случаите, в които се използват диаграми и илюстрации, те трябва да бъдат описани на участниците, освен в случаите, когато те сами заявят, че това не е необходимо;

·         Всички тълковници също трябва предварително да са снабдени с копие от всички представяни материали, колкото е възможно по-рано преди самото събитие. Те трябва още да имат и копие от всяка устна презентация и по-специално на използваните съкращения, чуждите думи и техническите и специализирани термини;

·         В случай, че се използва презентационен екран, шрифтовете трябва да бъдат достатъчно ясни и големи, като се използва малко текст;

·         Избягвайте използването на прекалено цветни фонове на презентациите. В случай, че трябва да използвате цвят, изберете контрастен такъв, като буквите са отпечатани на светъл фон;

·         Когато се използва презентационен екран, флипчарт или презентация на Powerpoint, трябва да се изчита внимателно целият текст и обясненията към диаграмите и илюстрациите. Изчитането им ще даде възможност на интерпретатора по езика на знаците, както и на хората, които използват алтернативни формати на информацията (напр. Брайл) да се уверят че следват правилно материала;

·         Представете ключовите моменти в презентацията по няколко начина, вкл. визуално и устно;

·         Видео,материалите в най-добрия случай трябва да бъдат съпроводени със субтитри или обяснения. Съдържанието също трябва да бъде обяснявано/или да се насочва вниманието към него чрез устни препратки;

·         Поне един подвижен микрофон трябва да бъде наличен в стаята на презентациите, за да могат да се задават въпроси от всички участници;

·         Трябва да се дава разрешение за записване на презентациите за тези участници, които предпочитат да ги прослувшат в аудиоформат.

Говорители:

• Напомнете на говорителите, че трябва да избягват да използват съкращения, жаргон, технически или специализирани термини, които могат да останат неразбрани от участниците, или се уверете, че терминологията е правилно и ясно обяснена по време на представянето;
• Говорителите трябва да говорят ясно, не прекалено бързо и да са обърнати с лице към аудиторията, както и да не закриват устните си с ръка;
• Говорителите трябва да са наясно, че доброто осветление улеснява четенето по устните. Трябва да застават на добре осветени места и да избягват да застават пред прозорец (контрастно осветление). Осигурете добра видимост към говорителя дори и той да е в сянка;
• Говорителите трябва да запазват предварително определеното време за презентациите
• Говорителите да не минават пред тълковника докато той интерпретира изказването му;
• Може да се окаже полезно ако говорителите повтарят въпросите, които задава публиката.

Визуално представяне и уреждане на регистрацията:

• Преди самото събитие запознайте служителите на регистрацията за условията за достъпност;
• Големи и ясни за разчитане указателни табели за всяко помещение на събитието;
• Масите и гишетата за регистрация трябва да бъдат достъпни за хора с увреждания, включително на подходяща височина и с достатъчно място за коленете;
• Столове достъпни на регистрацията и на рецепцията;
• Преводачи и тълковници да участват и при регистрацията, ако това е възможно;
• Формулярите и информацията за регистрация трябва да са в  достъпен формат;
• Използвайте баджове с имената, които са лесни за разчитане.  Те трябва да бъдат подготвени предварително, ако това е възможно, като имената са изписани с едър шрифт. В случаите, в които баджовете се надписват преди самото събитие, осигурете набор от химикалки, пишещи с различна дебелина;
• Индукционната мрежа, както и другите системи за подобряване на звука трябва да се проверят предварително и да се съобщи за наличието им на всички участници;
• Запазени места за сядане, в случай че това е необходимо, например участници със слухови или зрителни затруднения може да се чувстват по-комфортно на по-преден ред и в близост до тълковника на езика на знаците.

Определете местата в  помещението преди самото събитие:

• Тълковникът не трябва да застава пред врата, от където хората ще влизат и излизат, също така не трябва зад него да има и други разсейващи елементи;
• Трябва да се осигури свободно пространство пред тълковника, така че да бъде добре видим за публиката, уверете се още, че лицето му е добре осветено;
• В случай че се правят презентации и не е наличен екран за визуализиране на текста, подредете стаята така, че да можете да използвате някоя от сените за тази цел;
• Уверете се, че стаята е подредена така, че достъпът до масите и свободното движение да са безпрепятствени;
• Осигурете места така, че всички участници да седнат където те пожелаят;
• В стаята трябва да се осигури равномерно отопление и осветление, проверете ги преди самата среща;
• Проверете дали цялото оборудване, включително микрофоните и индукционната мрежа са правилно свързани и работят;
• Уверете се, че цялото оборудване, ободряващите напитки и останалите устройства са достъпни за участниците и презентаторите;
• Проверете дали всички аварийни изходи са налицe и са достъпни; уверете се, че процедурите за евакуация са свeдени до знанието на всички участници и организатори;
• Проверете дали всички достъпни санитарни възли са почистени от препятствия като оставени препарати за почистване и възможни други пречки.

По време на самото събитие:

• Бъдете гостоприемни и помагайте на хората ако се налага;
• Ясните ориентири и знаци ще помогнат на хората по-лесно да стигнат до помещението, където се провежда събитието;
• Покажете къде се намират санитарните възли, евакуационните изходи и др. още в началото на самото събитие;
• Напомнете на персонала на организаторите да следи в случай че нещо пречи или създава затруднения (например: чанти оставени на пода).;
• Някои хора ще се нуждаят от индивидуална помощ, за да стигнат до определено място, затова не просто сочете къде се намира например изхода, а давайте и детайлно обяснение как да се стигне до него;
• Би било добре предварително да определите правилата за самото събитие – например реда по който ще се задават въпросите и ще се дават отговори;
• В случай че местата за сядане са предварително определени, уверете се, че всички лица с увреждания не са скупчени на едно място и че всички те не са прекалено далеч от тълковника/преводача;
• В случай, че трябва да се правят снимки или събитието да се заснема на видео, попитайте предварително хората дали имат нещо против да бъдат снимани като им обясните за какво ще се използват снимките след това. Имайте предвид, че някои от участниците могат да изпитват дискомфорт при снимане със светкавица;
• В самото начало представете лицата, които са организатори на събитието, така хората ще знаят към кого да се обръщат, в случай че се нуждаят от помощ;
• Когато намалявате осветлението, за да правите презентация на екран, уверете се, че хората все още могат да виждат придружителите си;
• Добре е да се осигурят портативни микрофони за въпроси от страна на публиката;
• Осигурявайте редовни кратки почивки за тълковника/преводача.

Обратно в меню